مقاله بررسی آموزش جامع Microsoft Word

دسته بندي : فنی و مهندسی » کامپیوتر و IT
مقاله بررسي آموزش جامع Microsoft Word در 72 صفحه ورد قابل ويرايش

پيشگفتار

نامه و نامه‌نگاري

ويژگي‌هاي اصلي ورد در فصول جداگانه اين كتاب، كه اولين جلد از مجموعه كتاب‌هاي راهنمايي بنيادي ورد است، راه‌اندازي برنامه، شناخت پنجره و نوارهاي ابزار، وارد كردن متن، و تغيير ظاهر آن در اين كتاب بررسي مي‌شود. همچنين اين كتاب نشان مي دهد چگونه اسناد خود را ذخيره كرده و آنها را در پوشه‌ها سازماندهي و چاپ كنيد، با استفاده از ابزارهاي ورد نظير الگوها (Template) و ويزاردها، بهينه كنيد و از الحاق پستي (Mail Marge) استفاده نمايد.

ورود مايكروسافت حدود يك دهه است كه وجود دارد، و با هر نگارش جديد بر قابليت‌‌هاي به عنوان يك برنامه واژه‌پرداز پيشرو افزوده مي‌شود.

ورد چه كاري مي تواند انجام دهد؟

ويژگي‌هاي موجود در ورد، آن را به يكي از انعطاف‌پذيرترين واژه‌پردازها تبديل كرده است. مي‌توان براي نوشتن هر چيزي، از يك ليست خريد تا نوشتن يك كتاب بزرگ از ورد استفاده كرد، علاوه بر متن و اشكال و گرافيك‌ها، چارت ها، جداول و نمودارها، عنوان ها، سرصفحه و پاصفحه، مراجع متقاطع، پانوشت‌ها، سمبل‌ها، و لغت‌نامه‌ها نيز مي‌توان استفاده كرد كه همگي به سهولت در ورد انجام مي‌شود. ورد مي‌تواند هجا و دستور زبان، خوانا بودن متن، جستجو و تعويض كلمات، ورد داده‌ها، و محاسبات را انجام داده و براي بسياري از اسناد، از يادداشت تا صفحات وب الگوهايي فراهم آورد. قابليت‌ها، سهولت طراحي و قالب‌بندي، ورد را به يك نرم افزار نشر روميزي تقريباً كامل تبديل كرده است، خلاصه اين كه، كمتر كاري است كه ورد نتواند انجام دهد .

يك سند ورد چيست؟

در ساده ترين شكل، يك سند ورد، ترتيبي از كاراكترهاي موجود در حافظه كامپيوتر است. با استفاده از ورد، مي‌توان يك سند را ويرايش نمود، بر مطالب آن افزود و به اشكال مختلف آن را صفحه‌بندي كرد. به محض ايجاد سند، مي‌توان كارهاي مختلفي نظير ذخيره كردن، چاپ و ارسال آن از طريق ايميل را انجام داد.

راه‌اندازي ورد

ورد مانند ساير برنامه هاي تحت ويندوز راه‌اندازي مي شود. مي‌توان ورد را به تنهايي يا همراه با نرم افزارهاي ديگر اجرا كرد تا بتوان داده‌ها را با ساير برنامه‌ها مبادله نمود.



1- اجرا از طريق منوي Start

ماوس را روي دكمه Start ببريد و روي دكمه چپ موس كليك كنيد.

ماوس را از منوي باز شده به قسمت Programs ببريد، منوي ديگري در سمت راست ظاهر مي‌شود.

ماوس را در منوي دوم پايين بياوريد و روي عبارت Microsoft Word قرار دهيد. (اگر اين عبارت وجود نداشته باشد ممكن است تحت عنوان Microsoft Office آن را بيابيد) سپس روي كليد چپ ماوس كليك كنيد.

پنجره ورد ماكروسافت باز مي‌شود.

2- راه‌اندازي از طريق ميانبر

ممكن است ميانبر ورد را در دسك تاپ خود داشته باشيد در اين صورت روي اين ميانبر دو بار كليد چپ ماوس را بزنيد.

پنجره ورد مايكروسافت باز مي‌شود.

پنجره ورد

ابتدا ممكن است پنجره ورد مانند صفحه نمايش كامپيوتر يك شاتل فضايي به نظر برسد. در هر صورت، به زودي در مي‌يابيد كه فرمان‌هاي مشابه خيلي ساده گروه‌بندي شده اند. اين تركيب «نظير – به- نظير» كمك مي‌كند تا به سرعت فرمان دلخواه خود را بيابيد. در هنگام مطالعه اين كتاب، دستورات را اجرا كنيد.

1- نوار عنوان

2- نوار منو، حاوي منوهاي اصلي

3- نوار ابزار استاندارد، حاوي دكمه‌هايي براي فرمان‌هاي رايج است.

4- نوار ابزار اصلي قالب‌بندي (گزينه‌هاي اصلي صفحه‌بندي)

5- انتخاب كننده تب‌ها

6- دكمه‌هاي تورفتگي از چپ

7- خط كش

8 دكمه تورفتگي از راست

9- مكان‌نما

10- صفحه اصلي ورد متن

11- تقسيم كننده پنجره

12- پيكان پيمايش به سمت بالا

13- دكمه پيمايش

14- نوار پيمايش عمودي

15- پيكان پيمايش به سمت پايين

16- دكمه پيمايش يك صفحه‌اي به سمت بالا

17- انتخاب شي براي جستجو

18- پيمايش يك صفحه‌اي به سمت پايين

19- نماي Normal

20- نماي وب

21- نماي صفحه‌اي Page Layout

22- نماي آوت لاين

23- پيكان پيمايش به سمت چپ

24- دكمه پيمايش افقي

25- نوار پيمايش افقي

26- پيكان پيمايش به سمت راست

27- زبان

تركيب نوار ابزار

اگر نوار ابزار formatting در زير نوار ابراز استاندارد نشان داده نشده است. نشانگر ماوس ر ا روي دستگيره نوار ابزار formatting قرار دهيد تا به فلش چهار سر تبديل شود. دكمه چپ ماوس را نگه داشته، نوار ابزار را به محل ديگري بكشيد.

نوار ابزارهاي ورد

بسياري از فرمان‌هاي ورد، بر روي نوار ابزارهاي متعدد قرار گرفته اند. دو نوار ابزار اصلي شامل نوار ابزار استاندارد و نوار ابزار قالب‌بندي است. كه ويژگي‌هاي پر استفاده ورد را در بر دارند. همچنين بيش از 20 نوار ابزار ديگر نيز در ورد وجود دارد. در نوار منو روي Tools كليك كنيد، و گزينه Customize را انتخاب نماييد. كادر محاوره‌اي Customize (سفارشي كردن) ظاهر مي‌شود روي برگه Toolbars كليك كنيد تا انواع نوار ابزارها را ببينيد.

اضافه كردن كلمات در ميانه متن

با استفاده از ورد، تغيير دادن متن در هر زمان دلخواه آسان است. اگر تصميم گرفتيد كه چيزي به نامه اضافه كنيد، يا ناگهان به ياد آوريد كه مطالب مهمي را فراموش كرده‌ايد، مي توانيد با استفاده از مكان نما آن را اضافه كنيد.

1- قرار دادن مكان نما در محل دلخواه

مكان نما را به محلي كه قصد داريد كلماتي اضافه كنيد، منتقل نماييد، باز هم با صفحه كليد تمرين كنيد. به خاطر داشته باشيد كه فقط به محلي كه متن دارد مي‌توانيد برويد.

2- افزودن كلمات

متن جديد را تايپ كنيد. اگر مكان نما در وسط يك پاراگراف باشد، مي‌بينيد كه ورد كلمات بعد از مكان نما را به جلو مي‌راند تا براي كلمات وارد شده جا باز كند.

با استفاده از كليدهاي جهت‌دار به محل تايپ بقيه متن برگرديد.

دستكاري پاراگراف

پاراگراف ها متن شما را سازماندهي مي‌كنند و به سند شكل زيبا داده و بر خوانايي آن مي‌افزايند. با استفاده از ورد، ايجاد پاراگراف آسان است، حتي مي‌توانيد دو پاراگراف را با هم تركيب كنيد.

1- تقسيم يك پاراگراف

بر اي تبديل يك پاراگراف به دو پاراگراف مكن نما را به ابتداي جمله‌اي كه مي‌خواهيد در شروع پاراگراف بعدي باشد ببريد. سپس Enter را بزنيد. حالا دو پاراگراف داريد.

2- تركيب پاراگراف‌ها

اگر مي‌‌خواهيد دو پاراگراف را تبديل به يك پاراگراف كنيد، مكان نما را در محل شروع پاراگراف دوم قرار داده و كليد Bksp را فشار دهيد. اكنون پاراگراف هاي شما به يك پاراگراف تبديل شده‌اند.

3- نشانه هاي پاراگراف

با فشار دادن دكمه Enter يك پاراگراف ر ا خاتمه داده و يك نشانه پاراگراف ايجاد مي كنيد. مي‌توانيد با فعال كردن ، اين نشانه‌ها را مشاهده كنيد. حذف خط خالي بين پاراگراف،‌ها چيزي جز حذف اين نشانه‌ها نيست.

استفاده از ورد براي ايجاد يك صفحه جديد

اگر مي‌خواهيد قبل از رسيدن متن به پايين يك صفحه، صفحه جديد ايجاد كنيد، مي‌توانيد صفحه را به دو بخش تقسيم كنيد. مكان نما را به محل شروع صفحه جديد ببريد. كليد ctrl را نگهداريد و Enter را بزنيد. ورد يك گسست صفحه (Page Break) «دستي» ايجاد مي‌كند. مي‌توانيد براي حذف اين صفحه، مكان نما را در گوشه بالا و چپ صفحه جديد قرار داده و كليد Bksp را بزنيد.

ذخيره كردن نامه

حالا كه نامه ايجاد و اصلاح شده است، بايد آن را در هار ديسك كامپيوترتان ذخيره كنيد، تا بعداً بتوانيد آن را يافته، اصلاح و چاپ كنيد.

1- ذخيره كرده فايل

نشانگر ماوس را در نوار منو روي File قرار دهيد. روي اين منو كيك كنيد تا منوي به صورت كشويي باز شود. نشانگر ماوس را پايين بياوريد و روي Save كليك كنيد.

در كادر محاوره اي Save As كه ر وسط صفحه نمايش باز مي شود، مي‌توانيد نامي باري نامه خود وارد كنيد و محلي را براي ذخيره كردن آن تعيين نماييد.

2- نام نگاري و ذخيره

نامي بر اي فايل خود انتخاب كرده و آن را در قاب قسمت File Name وارد كنيد.

در جعبه Save in پوشه‌اي براي ذخيره نامه انتخاب و بر روي دكمه Save كيك كنيد. كادر محاوره‌اي بسته شده و فايل شما بر روي هارديسك ذخيره مي‌گردد.

چاپ كردن نامه

1- چاپ فايل

روي منوي File كليد كنيد تا به صورت كشويي باز شود.

اين بار از منوي باز شده، print را كليك كنيد.

2- چاپ نامه

كادر محاوره‌اي ‍Print ظاهر مي شود. فعلاً به گزينه‌هاي موجود در اين كادر كاري نداشته باشيد. فقط اطمينان حاصل كنيد كه چاپگر به كامپيوتر متصل شده و روشن است.

روي دكمه Ok در پايين كادر محاوره‌اي كيك كنيد. چاپ نامه آغاز مي شود.

تا اينجا، با ورد يك نامه را تايپ ، اصلاح، ذخيره، و چاپ كرده ايد. اين مراحل ساده، نحوه ايجاد يك نامه به وسيله ورد مايكروسافت را به شما نشان داده است. حالا به جزئيات بيشتر مي‌پردازيم و هر مرحله را به طور مفصل شرح مي‌دهيم.

الگوها Templates

معمولاً هنگام ايجاد يك فايل جديد، يا از فايل خالي كه ورد ايجاد كرده استفاده مي‌كنيد، يا با انتخاب Blank Document از كادر محاوره‌اي New يك فايل ايجاد مي‌نماييد. اين بار مي‌توانيد با استفاده از قالب‌هاي آماده در وقت خود صرفه‌جويي كنيد. به عنوان مثال، مراحل زير را انجام دهيد تا نامه‌اي را با استفاده از الگوي Elegant Letter ايجاد كنيد.

1- ايجاد يك فايل جديد

منوي File را باز كرده و روي New كليك كنيد.

در كادر محاوره‌اي New روي برگه Letters Faxes كليك كنيد و سپس روي Elegant Letter كليك نماييد.

روي دكمه Ok كليك كنيد.

2- پر كردن مكان‌هاي خالي

اكنون فايل جديد شما باز است.

روي جعبه بالاي نامه كه در آن نوشته شده Click Here and type in company Name كليك كنيد. اين جعبه چاپ نمي‌شود بلكه فقط محدوده‌اي را نشان مي دهد كه مي توانيد در آن تايپ كنيد.

روي قسمتي كه نوشته شده Click Here and type Recipient Address كليك كنيد حالا مي‌توانيد در اين قسمت آدرس گيرنده را وارد كنيد. با شروع تايپ نوشته قبلي ناپديد مي شود.

با استفاده از مكان نما با ماوس، متن پاراگراف را از قبل انتخاب و شروع به تايپ كنيد. متن قبلي ناپديد مشده و متني كه تايپ مي كنيد. جايگزين آن مي‌شود. (تصوير 122)

نام و عنوان شغلي خود را در انتهاي نامه قرار دهيد. فقط در اين خط كليك كرده تا انتخاب شود، و شروع به تايپ كنيد.

آدرس شما در پايين نامه قرار مي‌گيرد. صفحه ر ا به طرف پايين پيمايش كنيد و آدرس خود را در كادر آدرس وارد كنيد.

حالا، با استفاده از الگوي Elegant Letter يك نامه ايجاد كرده‌ايد.

ويزاردها Wizards

ويزاردها، طريقه‌اي آسان براي ايجاد سريع نامه‌هاي قالب بندي شده هستند. نيازي به تايپ مستقيم نام و آدرس در نامه نيست. ورد كادرهاي محاوره‌اي در اختيارتان مي‌گذارد تا اطلاعاتي را فراهم كرده و آنها را به نامه اضافه كنيد. طريقه ايجاد ويزارد شبيه استفاده از الگوهاست.

1- راه‌اندازي ويزارد

منوي File را باز كرده، و روي New كليك كنيد.

روي برگه Letters & Faxes و سپس شمايل Letter Wizard كليك كنيد. (تصوير 125) دكمه Ok را كليك كنيد.

يك كادر محاوره‌اي كوچك همراه دستيار آفيس ظاهر مي‌شود.

روي Send One Letter كليك كنيد.

2- قالب‌بندي نامه

كادر محاوره‌اي Letter wizard باز مي شود. اين ويزارد چهار مرحله دارد كه مرحله اول آن letter Format است.

منوي choose Page design را باز كنيد و نوع دلخواه را انتخاب كنيد. توجه داريد Elegant Letter كه قبلاً از آن استفاده كرديم. يكي از اين قالب‌هاي آماده است. منوي Choose a Letter Style را باز كنيد. و از انواع Full Block (بدون تورفتگي) Modified Block (تا حدي با تورفتگي)، يا Semi Block ( كامل، اما با كمي تورفتگي خط اول)، يكي از آنها را انتخاب كنيد.

روي دكمه Next كليك كنيد تا به بخش بعدي برويد.

3- اطلاعات گيرنده نامه

حالا كادر محاوره‌اي Letter wizard مرحله مربوط به گيرنده (Recipient info) را نشان مي دهد.

نام و آدرس گيرنده را در مكان‌هاي مربوط به آن وارد كنيد.

از منوي كشويي Salutation، عنواني را انتخاب كنيد، يا عنواني را وارد كنيد.

روي دكمه Next كليك كنيد.

4- ساير عناصر نامه حالا ويزارد نامه مرحله ساير عناصر (Other Elements) را نمايش مي دهد.

اگر مي‌خواهيد يك خط مرجع را وارد كرده، روي كنترل انتخابي سمت چپ Reference Line كليك كرده تا علامت دار شود. حالا مي‌توانيد منوي كشويي Reference Line را باز كرده و يكي از گزينه هاي موجود را انتخاب كنيد.

براي وارد كردن ساير عناصر به همين ترتيب عمل كنيد. موضوع (Subject)، توجه (Attentiopn)، و . . . .

اگر مايليد يك كپي از نامه ر ا به شخص ديگري بفرستيد، اطلاعات لازم را در پنجره پاييني وارد كنيد.

روي دكمه Next كليك كنيد.

5- اطلاعات فرستنده نامه

آخرين مرحله ويزارد نامه، مرحله وارد كردن اطلاعات مربوط به فرستنده است.

نام خود را در كارد Sender’s Name وارد كنيد.

در كادر Retum Address، آدرس خود را تايپ كنيد.

اختتاميه نامه را از منوي كشويي Complimentaty انتخاب، يا متني به دلخواه خود وارد كنيد.

روي Finish كليك كنيد تا ويزارد نامه شما را ايجاد كند.

6- شروع تايپ

ويزارد نامه ناپديد مي شود. دستيار آفيس ظاهر شده و از شما مي‌خواهد اگر مايليد چيزي به نامه اضافه كنيد.

يكي از گزينه‌ها را انتخاب، يا روي Cancel كليك كنيد.

نامه شما آماده است، به جز متن اصلي، همه چيز در جاي خود قرار دارد.

در نامه آماده شده، شروع به تايپ كنيد.
انتقال و كپي كردن

در Word ميكروسافت ويرايش اسناد ساده است. اگر مي خواهيد سندي را ويرايش كنيد اما سند اوليه را بدون تغييرنگه داريد مي توانيدسند را باز كرده وآن را بانام جديدي ذخيره نماييد..يعني در حالي كه تغييراتي در سند جديد اعمال مي كنيد سند اوليه را بدون تغيير نگه داريد .به وسيله انتقال وكپي كردن متن ،مي توانيد از كاري كه قبلا“انجام داده ايد،سود جوييد برا ي مثال مي توانيد متن را كپي كرده،آن را به محل ديگري انتقال داده و ويرايش كنيد.براي اينكه ايده بهتري از شماي ظاهري سندتان به دست آوريد،وبه سادگي آن را ويرايش كنيدمي توانيد در حالت نمايشي صفحه آرايي كاركنيد.در اين درس با كشيدن موس روي متن ورها كردن آن در محل جديد وبا استفاده ار كليپ بورد،متن را در سند انتقال داده وكپي خواهيد كرد.

باز كردن سند

اگر هنوز Wordميكروسافت را باز نكرده ايد يا فايل هاي تمرينWord SBSرا آماده سازي نكرده ايد،به قسمت ((نصب واستفاده ازفايل هاي تمرين))اين كتاب مراجعه نماييد.

وقتيWordميكروسافت را بازمي كنيد يك پنجره جديد، خالي باز مي شودعلاوه بر اين مي توانيد سند موجود را درست مانند سند جديد، بازكرده وتغيير دهيد.

بازكردنWordو فايل هاي تمرين

در اين درس فايل تمريني بنام o2Lessonراباز خواهيد كرد و سپس فايل را به نام program Highlightso2 ذخيره خواهيد نمود.اين فرآيند نسخه اي از فايل ايجاد مي كند كه مي توانيددر حبن درس روي آن كار كرده وآن را تغيير دهيد. فايل اوليهo2Lesson،بدون تغيير مي ماند بنابراين مي توانيد هر چند بار كه بخواهيد روي درس تمرين كنيد .اين روش استفاده از فايل هاي تمرين در سراسر اين كتاب دنبال مي شود.

1- دكمه Start خط وظيفه را به وسيلهء ماوس انتخاب كنيد .

2- به Programs اشاره كرده ،و سپس Microsft Word را به وسيله ماوس انتخاب كنيد.